Trabajos
Los trabajos representan lo efectivamente realizado por una persona en función a lo pedido en una órden de trabajo. Por eso siempre está asociado a una ODT.
Ejecución de trabajo
Para registrar un trabajo se debe ir a en Gestión Operativa a seleccionar la ODT que se quiera ejecutar y ahí seleccionar Generar Trabajo.
El usuario deberá completar la información solicitada contemplando que existen campos obligatorios y son identificados con un asterisco rojo al lado del nombre del campo.
En todos los casos se debe informar si el ejecutor considera que el trabajo requiere seguimiento. Si es así, el trabajo queda marcado para que los usuarios que tienen permisos de gestión sobre la Oficina puedan revisar cuál fue el motivo y en ese caso realizar el seguimiento adecuado.
Visualización de trabajo
La visualización de un Trabajo permite ver la información actual del mismo según lo definido en el Tipo de Trabajo y en la barra de la derecha información importante y de contexto.
En el encabezado se muestra, en caso de corresponder, el Resultado del Trabajo con el color que corresponde. En general el color elegido indica si lo que se hizo es satisfactorio o no. Por ejemplo, si el trabajo era de “Revisión documentación”, un resultado “En regla” tendría seguramente un color verde mientras que el resultado “Documentación inválida” sería rojo.
En el caso de que se tenga información georeferenciada, como por ejemplo una ubicación geográfica, una posición de GPS, un recorrido o un elemento con ubicación geográfica, se puede ir a Mapa a visualizar todos estos datos en un único mapa.
También se puede acceder al Historial del Trabajo en donde se ve cronológicamente todas las modificaciones que tuvo el mismo y los comentarios realizados por los usuarios respecto a dichos cambios.
En la barra lateral se muestran las acciones asociadas a seguimiento y supervisión de trabajo.
Supervisión
Al irse ejecutando las ODTs por los distintos ejecutores, se debe ir revisando qué fue lo que se fue realizando y determinar si es requerido hacer algún ajuste a lo registrado o hacer algo adicional. Para ello PLUG posee herramientas que le permiten a los usuarios identificar rápidamente acciones siguientes a realizar.
El resultado de un trabajo es, en caso de ser configurado para el tipo de trabajo, un indicador directo de lo que se realizó y de lo que se debería hacer a posterior. Básicamente es el resumen en una o dos palabras del trabajo.
Los trabajos pueden tener en forma automática una marca de que Requiere verificación. Esta marca significa que el Supervisor o quien tenga capacidad de modificar los trabajos revise toda la información ingresada en el trabajo para asegurarse que se cumple con los procesos y requerimientos que pueda haber. Por ejemplo, si el trabajo es una inspección de bromatología a un restaurante, es probable que sólo se pueda registrar una infracción si se cumplen con algunas formalidades. El supervisor del trabajo verifica todo para asegurarse que las formalidades y datos estén completos para que la infracción registrada sea válida.
Otra de las marcas que puede tener un trabajo es la de Requiere seguimiento. Esta marca fue establecida por la persona que ejecutó el trabajo porque consideró que algo de todo lo informado requiere que se tomen acciones adicionales. El seguimiento seguramente resulte en nuevas ODTs o Solicitudes.
Verificación de un trabajo
La verificación de un trabajo requiere como primer medida visualizar la información registrada para validar su consistencia y que se cumplan con todos los requerimientos que tiene ese tipo de trabajo.
La persona que haga la verificación deberá modificar el trabajo según vea conveniente.
Una vez asegurado que el trabajo está con todos sus datos consistentes, se debe registrar que se hizo la verificación. Para ello hacer apretar el botón Verificar e ingresar los comentarios de lo realizado. A partir de ahí la marca de verificación pasa a Verificado.
Seguimiento de un trabajo
Los trabajos son registrados por distintas personas, muchas de ellas que trabajan en la calle utilizando la aplicación móvil de trabajos. Alguna persona debe revisar los trabajos ejecutados para definir qué se debe hacer posteriormente.
El ejecutor puede marcar a un trabajo explícitamente para que se haga un seguimiento del mismo, generalmente porque por flujo de trabajo de la empresa u organismo considera que hay tareas pendientes que se debean realizar a partir de lo registrado.
El seguimiento de un trabajo puede consistir en:
- Realizar una modificación a algún dato del trabajo según el análisis hecho de la información recibida.
- Crear una nueva
ODT, o varias, con nuevas tareas a realizar en base a lo registrado en el trabajo. - Crear una nueva
Solicitud, o varias, en base a información recolectada en el trabajo.
En los casos de generar nuevas Solicitudes u ODTs, las mismas tendrán la información de qué trabajo fue el que dio origen a la misma. Esto permite mantener la relación de la información.
También se pueden copiar en forma automática algunos datos del trabajo origen a la nueva ODT o Solicitud. Esto requiere de configuración por parte del administrador de la plataforma.
¿Cuándo se debería crear una Solicitud y cuándo una ODT? Depende mucho de lo que se considere que falta realizar y de los procesos internos de la organización. Ver Solicitudes vs ODTs que contiene más detalle y algunos ejemplos concretos.