Notas de la versión 3.3
Nos complace en anunciar una nueva versión de PLUG. Esta versión incorpora inumerables mejoras que provienen, principalmente, de feedback brindado por los usuarios que ayudan a usar de mejor manera la solución.
La mejora más visible es el nuevo módulo de Planificación, para que los usuarios que coordinan los trabajos de las oficinas puedan planificarlos de una forma visual y amigable.
El otro módulo importante incorporado es el de gestión presupuestaria de proyectos. Este módulo permite visualizar fácilmente el grado de avance de un proyecto en base al presupuesto ejecutado o valor ejecutado según la metodología del Project Management Institue (PMI).
Finalmente se han hecho muchas modificaciones para mejorar la usabilidad de la solución, con especial énfasis en la aplicación móvil de trabajos.
Como en todos los casos, esta actualización irá siendo aplicada a los distintos clientes que se encuentren dentro de la versión 3 en las próximas semanas.
Planificación
Se creó un nuevo módulo que ayuda a los usuarios a planificar los trabajos que se tienen que realizar para cada oficina. Para ello se crearon tres funciones específicas que permiten ir distribuyendo el trabajo pendiente a lo largo del tiempo y de los trabajadores de la oficina.
Asignación de fecha
El proceso de planificación se inicia con la asignación de fechas de programación a las ODTs. Para ello, se creó una pantalla donde se pueden visualizar en distintas columnas las ODTs que no tienen ninguna fecha establecida, las vencidas, las planificadas para hoy y para los próximos 2 días.
En esta pantalla, como en todas las de Planificación, se puede mover una ODT de un columna a otra simplemente “arrastrando y soltando”.
En las columnas se muestra la cantidad de ODTs asignadas para cada fecha, así el usuario puede ver si tiene la capacidad de ejecutarlas o no según los recursos que tenga disponibles.
Asignación de ejecutor
Como segundo paso del proceso de planificación, se debe asignar las ODTs de una fecha en particular a las distintas personas que pueden ejecutar dichos trabajos.
En esta pantalla se visualiza una columna por cada persona que puede ejecutar trabajos en la oficina. Se visualizan con fondo rojo las ODTs que tiene asignadas cada persona pero están vencidas, para que sean consideradas en la estimación de la capacidad disponible de la persona para ejecutar los trabajos, ya que se supone que los trabajos vencidos están aún pendientes y la persona los va a ejecutar.
En esta pantalla nuevamente se asigna una ODT a un usuario simplemente “arrastrando y soltando” de una columna a otra.
Las ODTs que estén bloqueadas porque ya están siendo ejecutadas en un dispositivo móvil se visualizan con un candado, y no pueden ser reasignadas.
Priorización de trabajos del día
Como último paso del proceso de planificación, se puede definir para cada persona la prioridad de ejecución de las ODTs en el día. Este paso es totalmente opcional ya que la prioridad es usada sólo para mostrar el orden en que deben de ser ejecutadas, y si no se asigna una prioridad específicamente, se ordena por antigüedad de la ODT.
En la pantalla se tiene, por un lado las ODTs que no han sido aún priorizadas, por otro las ODTs que sí fueron priorizadas y, también, un mapa con todas las ODTs que tengan una ubicación geográfica.
La planificación se realiza nuevamente “arrastrando y soltando” desde la columna de Sin priorizar a Priorizadas y también entre las Priorizadas.
A medida que se van priorizando las ODTs que tienen ubicación geográfica, se va mostrando en el mapa cual sería el camino que debería realizar la persona para ejecutar las ODTs en el orden establecido. De esta forma se visualiza en qué orden sería mejor ejecutar las ODTs para que haya un recorrido más corto. (Nota: el recorrido que se muestra es como línea directa entre puntos y no se realiza según recorrido real de calles).
Gestión de presupuesto de proyectos
En esta versión agregamos el módulo de gestión de presupuesto de proyectos. El objetivo de este módulo es poder registrar el presupuesto que se dispone para ejecutar el proyecto, establecer el flujo de fondos o cashflow del mismo en forma semanal o mensual y, finalmente, registrar el avance en la ejecución del presupuesto en distintos momentos.
Conceptualmente este módulo se adapta a los tipos de proyectos de organismos públicos, en donde lo importante son las certificaciones de avance con respecto al presupuesto y también a la forma de medir avance establecido por el Project Management Institute (PMI) en su metodología de “valor ganado” o earned-value.
El presupuesto y cashflow pueden ser modificados durante la ejecución a través de la generación de nuevas versiones. Estas versiones deberían ser el resultado de la aprobación de un cambio.
Este módulo puede no ser de utilidad si se desea poder gastar más del presupuesto para algún ítem en particular.
Como se puede ver en la siguiente captura de pantalla, el presupuesto acepta una jerarquía ilimitada de ítems, los cuales pueden tener valores en distintas monedas (se permite configurar hasta 5 monedas diferentes en el sistema).
En el caso del cashflow, se permite seleccionar si el período que se va a registrar es semana o mensual. El cashflow para que esté “completo” debe establecer que cada item está al 100% de su ejecución en el último período establecido.
Finalmente, se pueden registrar distintos avances para fechas específicas. Cada avance registra el monto y porcentaje ejecutado para cada item y moneda.
Si se visualiza el listado de avances de un proyecto, se muestra el nivel de ejecución del proyecto en cada moneda y también se visualizan dichos avances en un gráfico donde también se ve el cashflow actualmente aprobado por moneda.
Otras mejoras
A partir de esta versión, permitimos realizar algunas modificaciones a las ODTs que se encuentran bloqueadas por haber sido descargadas para ejecutar en un dispositivo móvil. En particular se puede modificar la fecha de inicio programada y la prioridad de ejecución. Las modificaciones serán recibidas en el dispositivo con la próxima sincronización.
La visualización y operación con tablas fue completamente actualizado. En primer lugar, cada vez que se da de alta un registro en una tabla se utiliza el mismo esquema de interacción y visual que en el resto de la aplicación. Para la edición y eliminación de filas se muestra un ícono como se hace en el caso de las fotos. Adicionalmente se modificó la forma de mostrar las tablas en forma vertical para que quede más claro el contenido y sea fácil de ubicar el número de fila, algo muy importante para los casos en donde se usen tablas con muchos campos.
En esta versión seguimos extendiendo el uso de distintos tipos de datos en Solicitudes y Trabajos. Particularmente se permite agregar campos de tipo texto fijo e imagen fija a la configuración de visualización. Un caso bastante común es poder mostrar un texto largo con información legal antes de tomar una firma de una persona. Adicionalmente se habilitaron los campos de código de barra y código QR dentro de tablas.
Ahora los mapas permiten mostrar cuál es la posición actual de la persona para ver claramente en el mapa cómo debe llegar al lugar del trabajo en particular.
En base a feedback recibido por los clientes que tienen un uso más avanzado y profundo de PLUG seguimos extendiendo y mejorando los servicios web públicos para que sean utilizados en distintas integraciones. En esta versión se agregaron los servicios para permitir eliminar una ODT y también para el desbloqueo de ODT. Adicionalmente se hicieron ajustes en la mayoría de los servicios de alta y modificación de trabajos y solicitudes para incorporar las nuevas funcionalidades.
Se implementaron varias mejoras en la pantalla de modificación de tipo de trabajo y solicitudes para que sea más fácil configurar la visualización de los mismos. En particular nos enfocamos en recuperar espacio vertical en la pantalla, para que el usuario pueda ver más información al mismo tiempo, y también que para se puedan agregar campos en la configuración de visualización sin necesidad de seleccionar el elemento contenedor como puede ser un panel o celda.
Mobile
La aplicación móvil tuvo en esta versión muchos ajustes visuales y de interacción para facilitar el uso de la misma.
Unos de los objetivos de los cambios realizados fue resaltar y presentar más vehementemente los trabajos pendientes de finalizar, ya que era dificil darse cuenta que se habían dejado sin finalizar y eso bloqueaba después el proceso de sincronización y quedaban “de por vida” en el dispositivo.
Listado de ODTs
El listado de ODT fue modificado en varios aspectos. El primer cambio fue mejorarlo visualmente para poder mostrar más ODTs al mismo tiempo y se cambiaron los agrupadores de ODT (Pendiente, Hoy, Semana que viene, etc) para que muestren la cantidad de ODTs.
Adicionalmente se muestran antes de todas las ODTs los trabajos no finalizados, para que el usuario vea claramente que faltan terminar y, en el fondo, es trabajo pendiente de hacer al igual que otras ODTs.
Los trabajos pendientes de finalizar pueden ser eliminados simplemente haciendo el gesto de deslizarlo hacia la izquierda. Este movimiento se implementó en todos los listados donde hay trabajos.
Detalle de ODT
En el detalle de la ODT ahora se visualizan, en caso de existir, los trabajos ejecutados y pendientes de finalización. De esta forma se visualiza rápidamente el estado de ejecución sin necesidad de buscar la información en distintas pantallas de la aplicación.
Se puede acceder a los trabajos de una ODT directamente desde los listados de trabajos.
Proceso de sincronización
El objetivo a mediano plazo es que la sincronización del dispositivo sea lo más “online” posible. Esto significa que queremos enviar la información de los trabajos en cuanto los mismos estén finalizados y bajar novedades en cuanto estén disponibles en el sistema central.
Es por ello que hemos hecho de cero la forma en que se procesa la sincronización de trabajos. Por el momento verán pocos cambios los usuarios, pero nos aseguramos tener una base robusta para futuras mejoras.
A partir de este cambio se permite al usuario sincronizar trabajos a pesar de que tenga algún trabajo sin finalizar. Como consecuencia también se cambia la forma en que se identifican los trabajos ya que ahora será a través de un número identificador global y no como se hacía antes en donde era el número de ODT y número de secuencia de trabajo.
Otras mejoras
Se rehizo la interacción con tablas y su visualización, al igual que en la aplicación web. En el caso de la aplicación móvil las tablas se visualizan simpre en “modo vertical”, para evitar cualquier problema por falta de espacio.
A partir de esta versión, la aplicación móvil recuerda en qué pantalla estaba el usuario cuando la aplicación se cerró o se pasó a segundo plano. Esto ayuda por ejemplo cuando se está en la carga de un trabajo y se tiene que mover a otro lugar para buscar más información, donde el usuario apaga el dispositivo o lo guarda. Ahora cuando lo vuelve a prender va a mostrarse exactamente donde estaba antes y permite seguir más facilmente la carga.
Se hicieron varios ajustes para notificar al usuario si se está dejando el trabajo sin finalizar y se quiere ir a otra pantalla. Entendemos, en base a feedback provisto por los usuarios, que en general los trabajos se finalizan en el momento y que si se está yendo a otra página sin finalizar el trabajo es por descuido.
Los usuarios podrán ver que el uso posición de GPS funcionará más rápido dado que encendemos el GPS del dispositivo en cuanto se ingresa a la aplicación, así no se debe esperar posteriormente la conexión con los satélites en el momento en que se quiere utilizar.